[摘要]信息技术开放环境下，我国高校行政管理工作的制度建设在舆论监督中逐渐完善，行管人员的综合职业能力不断提高。但也存在相当一部分领导和办事人员，岗位能力有限且漠视服务对象的合理诉求，给教师的日常工作和学生的正常学习造成很大麻烦。从分析现状、查找问题、提出对策等三个方面来讨论高校的行政管理工作，通过完善工作体系、调整选聘机制、公平薪酬方案、提高业务能力、培养服务意识等应对措施，有助于学校权力制约机制和教职员工监督体系的完善，更好地为高校发展服务。
[关键词]高等院校；行管工作；改进策略；哈尔滨职业技术学院学报官网
行政管理是职能部门运用政府或单位赋予的权力对社会事务或单位事务进行的管理，也可以泛指一切国家机关、企事业单位、社会团体的行政事务管理工作。随着社会的发展、分工的细化，行政管理岗位在高校事务中显得愈发重要，也对高校行政管理人员的素养和管理制度的科学性提出了更高的要求。行政管理工作涉及一个单位的方方面面，因此，如何提高行政管理工作的效率，减少人力、物力、时间的支出和浪费，成为一直困扰单位决策者们的难题。
公办高等院校作为参照国家公务员法管理的事业单位，教学安排、学生管理、后勤服务、组织保障等日常性行政管理工作繁重，行管人员数量在学校教职工中也占有很大比例。在国家下放高校人事聘任、职称评定等自主权的“放、管、服”形势下，研究高校行政管理工作的现实危机并探讨相应的解决方案，提出具体的可行措施，有助于学校权力制约机制和教职员工监督体系的完善，更有助于教师的和谐相处和高校的长远发展。
一、高校行政管理工作的现状
据《2018年全国教育事业发展统计公报》显示，截至2018年12月31日，全国普通高等院校共有2663所，在校生3833万，教职工约250．22万人(含专任教师167．28万)。按此公报统计的数据，行政人员和工勤人员超过80万人，行管人员与专任教师的比例显然过大。即便有部分行管人员兼课，也改变不了高校管理体制泛行政化的现实。
众所周知，不同于初等学校、中等学校单纯的教书育人职责，高等学校是以承担学生教育教学、科学研究应用、社会生产服务为主要宗旨的法人组织。由于起点高度、投人力度、发展时间和适应能力不同，高校教师的发展水平参差不齐。仅以教师人数而言，2018年底，最多的高校超过7000人(含专任教师及行政人员)，人数超过2000的高校更是比比皆是，规模可谓庞大。高校各组织机构中，行政处室(职能部门)一般承担学校的运行管理工作，为学校的师生提供管理服务。而院系部门一般承担学生的教育教学工作，也有一些学生管理和教学管理的专职行政人员。一般来说，高校中必设办公室、人事、宣传、学生、保卫、教务、科研、财务、后勒等处室，少则十几个，多则数十个。每个处室又下属多个子科室，甚至是三级科室，分别负责相应的工作。以学校中与师生关系最密切的教务处为例，它通常没有教学教务、教材、质量评价等二级科室。与教学处常设科室相对应，各院系也会设置与之工作对接的机构或专职行政人员。高等学校这些庞大的组织机构，能保障全校各项工作的正常运转，其工作效率也直接影响教学工作的质量以及日常管理的秩序”。
长期以来，高等学校的行政管理工作沿袭了计划经济体制的方式，成了领导管理和控制下属的手段。狭义行政管理工作的内容包括党团建设、教务教学、学生管理、组织实施、检查监督，也包括人员评聘、职务晋升、后勤服务、工会活动以及奖优惩劣等方方面面。随着互联网技术的普及，越来越多的一线教师通过网络媒体走到公众面前表达自身诉求。这里面，有制度性冲突，比如薪酬分配、教师坐班、职称评聘等问题，也有行政管理人员懒政、慢作为、履职不到位等问题。前者是个人与组织的矛盾，协调难度大。后者是管理者与管理对象的矛盾，在一定程度上可以改善。以最简单的“通知一个会议”为例，完善的流程首先要拟好会议的时间、地点、参会人员、会议主题，其次要确认本次会议是不是和其他会议或事情相冲突，最后还要用QQ群、飞信、电话等通讯方式通知并确认参会人员都收到了会议通知。一旦办事人员忽视某个细节，就可能导致会议通知没有及时传达下去，给开会者和参会者造成困扰。现实中，诸如此类的烦心事几乎每个学校的老师都遇到过。
二、高校行政管理工作遭遇的现实危机
公办高等学校的主管单位一般都是教育部或省教育厅等政府部门，其办学经费根据教师岗位编制人数或者在校学籍人数拨付，来源稳定。这种拨款制度让部分高等学校在自主发展上缺乏动力和紧迫感，盲目追求办学规模和教师编制数量的增加，机构臃肿、人浮于事。久而久之，也滋生出其他一些现实性问题。
（一）行管人员的选聘机制不规范
行政管理人员是具备行政、管理、政治、法律、文秘等方面知识，能从事组织管理、保障服务等工作的专门人才。在高等学校，大部分行政人员不是行政或者管理类专业出身，而是由一-线教师或工勤人员转为行政管理岗位。他们普遍没有通过正规的学习和培训，缺乏相应的管理知识和必备的管理技能，管理方式颇为随性，办事效率不高，容易引起一些教职工的不满。所以，这样选出的、转岗的行政人员自身能力有所欠缺，这种行管人员选拔机制也就极大地影响了单位的整体行政管理工作水平。
（二）行政管理的制度体系不科学
目前，高等学校的行政管理体系存在诸多不合理之处。比如，部门职责不清、办事拖拉，权力集中、工作粗暴，令出多门、缺少协调等问题。一是，职责不清。办事人员在遇到难题时害怕承担责任而出现扯皮推诿的现象，人为的设置多种行政审批环节上的障碍。二是，权力集中。让决策权掌握在部门领导手中，容易使决策者滋生官本位思想，在大事要事上缺少民主协商氛围。三是，沟通不畅。一个教师可能收到几个不同部门在同一个时间点的开会通知，各部门没有一个合适的协调平台。四是，某些行政人员通知工作常常居高临下，甚至工作思路脱离单位实际情况，容易引起被服务对象的反感和排斥。每天坐在办公室里发号施令，某些高校行政人员自我感觉有一种凌驾于一线教师与工勤人员之上的优越感。更为严重的是，在这种不良风气的影响之下，大家都要看行政管理人员的脸色办事，教师的工作积极性、创造性消失殆尽，也降低了行政工作的效率和活力。
（三）工资薪酬的分配方案不合理
当前，高校的行政管理人员主要按职称学历和工作年限等条件来核定岗位工资，每个月拿多少钱基本上是固定的。对多数行政干事来说，干多干少一个样，干与不干没区别。职称和工作年限在某种程度上反映了一个人的工作经验积累情况，但不代表其真实的劳动付出。高校的薪酬制度没有真正体现按劳分配的原则，对行政管理人员的激励作用不明显。在一些全额拨款、没有创收压力的事业单位甚至起不到作用。行政工作不容易量化，也不容易被考核。比如写个发言稿，认真写可能要一天，马虎点写一会就能搞定。我们通常按照你完成了一篇办公文稿来计算工作量，很难用这个劳动成果(文稿)的水平高低来核算工作量。因此，学校中总有不少人存着“拿多少钱，千多少事”的错误思想，工作积极性不容易被充分调动起来。
三、高校行政管理工作的改进措施
为提高高校行政人员的管理水平，解决现有行政工作存在的诸多问题，必须依靠管理方式的变革，而重点在于如何让行政管理人员转变工作作风。具体而言，建议从以下几点人手。
（一）完善行政管理工作体系
行政管理工作是高校所有工作的核心，是高校正常运行的基础，承担着管理、协调、服务等多种职能。完善行政管理工作体系，建立健全各项管理制度，认真履行岗位工作责任，严格执行奖勤惩懒措施，是行政管理工作切实有效的治本之道。每个高校的官方网站上都有学校的组织机构流程图，明确了学校运行体系的组织构架、管理层级、职权范围等。但是，多数高校在酝酿管理体系时考虑了工作宽度，忽视了工作深度。因此，事业单位在考虑部门设置、服务范围的同时，还应该科学地分析各个岗位的特点，理顺各部门之间的工作关系，调整、合并一批职能相近或重复的部门，制定详细的部门职责权限和岗位本职要求，做到凡事有归口，事事有落实。此外，还应该通过制度和程序等手段，做好学校对行政管理部门、部门对部门、部门对行政管理人员的实时沟通、过程监督与终期考核，确保行政管理工作稳定、高效地为学校其他各项工作的开展保驾护航。
（二）调整行政人员选聘机制
首先，改进行政管理岗位人员的选聘机制。要想从根本上提高高校行政人员的业务能力和综合素质，最直接的方法就是从行政人员岗位竞聘机制人手，严格按照专业需求和工作能力选拔人员，杜绝索质低、能力差的人走上行政岗位。其次，充分调动行政管理人员的工作积极性。目前，很多高校的行政管理工作出现问题，部分原因是行政管理人员在日常工作中无法胜任事务性工作对他们能力提出的要求，也有工作压力大、工作劳动强度高、工作完成度低等原因，行政人员加班加点也做不出成绩，对工作失去信心，得过且过。因此，我们在安排工作时，除了对他们进行必要的业务培训外，也需要对员工的性格、学识、兴趣等进行具体分析，尽量做到适人适位、量体裁衣。最后，逐步建立行政管理人员人事管理制度。具体实施中，对不同职位的行政管理人员，可实行不同的选聘办法:如部门领导的任用可采用选举、委任等多种方式，一般行政办事人员的聘用可根据岗位要求和任职条件，公平竞争择优上岗。
（三）制定公平薪酬分配制度
高校行政管理人员对本单位的职工安排工作，并对他们进行考核，而自身却没有被约束和监督。要想改变高校的行政工作作风，必须增强对行政人员有针对性的考核。一方面，健全岗位责任制，使行政权力和责任义务相匹配，为考核提供合理依据;另一方面，根据不同的考核对象及其岗位职责，制定相应的考核办法，注重考核环节的落实，加强对考核工作的过程监督，并将考核结果与奖金挂钩。另外，考核中还应充分发扬民主，广泛听取服务对象的意见。要想让大家安心工作，高校应该根据自身教师群体和学生层次的实际情况，建立符合本单位特点、体现岗位绩效和分级分类管理的收人分配制度。在分配收人时，应该向那些资历不高但想做事、能做事做实事的年轻教师倾斜，向那些认真工作、爱岗敬业、尽职履责的一线千事倾斜。在实施激励时，也要考虑与单位文化相结合，实行金钱激励与精神激励并举，综合应用多种激励机制。每个人都希望实现自身的价值，学校如果能对行政人员表达出“不可或缺"的需求感，给予他们想要的归属感，让他们全心全意的工作。
（四）提高行管人员业务能力
行政管理工作看似人人都能做，但却不是人人都做的好。除了拥有良好的沟通协调、组织策划、任务执行等能力，行政人员还要熟悉办公软件公文写作、活动筹备及其他繁杂琐碎的临时任务。面向现代化的开放环境，高校对行政人员的要求日益严格，对现有工作人员，学校要有针对性开展职前、职后业务能力提升培训，使工作人员逐步提高业务能力。其一，学校组织集中培训，提升行政管理人员理论水平。世界在变、社会在变、观念在变，行政管理人员必须不断学习新知识、新理论，适应网络管理新形式、服务管理新理念。其二，个人加强自主实践，不断提升实际操作能力。纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。纸上谈兵不能解决实际问题，行政人员要在反复的实践中才能获得经验增长才干。其三，多向有经验的老师请教，学会静思修身。行政工作职责范围宽广，服务对象很多，遇到不懂的地方，行管人员要多问多思，即便是依规而行的事情，其正当性严重挑战社会公理和生活常理时，应当协商解决。
（五）培养行管人员服务意识
对于有追求的行政管理人员来说，具备熟练精湛的专业技能和职业能力固然重要，更重要的是要有为他人服务的意识。服务意识是指行政管理人员在与服务对象的接触中所体现出来的工作状态和服务态度。具体而言，就是要有主动帮助他人的意识，要把他人的事情当成自己的事情去做。在学校，行政管理人员的服务对象是全体教职员工和学生，他们的服务贯穿于学校的各项工作之中。在传达领导的讲话精神与工作指示时，行政管理人员自己要先充分领会，同时结合工作实际发通知，这样才能更好地为教师、家长、学生做好服务。要想提高行政管理的服务性，除了要改变工作理念外，也要将事业单位的服务型管理制度化。制定符合校情实际的行政人员岗位制度和服务评价制度，建立有效的行政管理人员和被服务对象沟通交流机制。当然，要求基层行政干事做到的，领导必须做到。作为单位或部门领导，对自己思想上要有高境界，业务上要有高水平，工作上要有高标准，廉政上要有高要求。
四、结语
高校作为拥有4000多万师生的庞大组织，肩负着教育教学、科学研究、社会服务等基本职能，行政管理人员则是这个庞大组织的核心。当前，我国本科高校进入双一流建设周期、高职院校进入双高计划建设周期，高校行政管理工作的重要性、关键性和紧迫性也日益凸显。近年来，高校管理方式有了较大的改进，在机制优化、减员增效和精简机构等方面成效显著。但长期存在的管理制度落后、权力过于集中、机构设置臃肿、人员安置随意等问题仍旧没有彻底解决，制约着高校行政管理工作效率的提高。通过对高校行政管理工作的现状分析，找出工作中存在的各种问题，完善行政管理工作绩效管理体系，有助于我们建立权力运行制约和监督体系，给高校决策者和行政岗位人员提供好的建议和参考，促进高等学校的三大功能更好实现。参考文献详见哈尔滨职业技术学院学报官网。
《哈尔滨职业技术学院学报》创刊于1990年，本刊是一本综合性学术期刊，出版周期为双月刊的学报。
