[摘要]互联网技术的快速发展，使高校档案系统迎来建设和发展的全新机遇，为高校档案管理系统的建设提供了技术支持。当前，档案管理数字化日趋成熟，从整理、编目、统计、检索基本实现数字化，为档案信息化建设提档升级提供了先决条件。高校档案工作要以学校信息化全面建设和协同工作平台应用为契机，以学校档案工作提等升级为目的，坚持“规划统一、管理分级、实用规范”的原则，积极开展档案系统的开发与档案信息资源的建设工作。对现阶段高校档案信息化管理存在的问题进行分析，探索新时代高校档案管理与利用的新模式。
[关键词]新形势；高校档案管理；系统建设；哈尔滨职业技术学院学报官网
高校档案管理影响着学校工作的方方面面，是集教学管理、科研管理、党政管理、人事管理、学生管理、财务管理、资产管理等众多门类为一体的综合性档案系统。高校档案信息化建设不仅是高校数字化校园建设的重要组成部分，也是社会信息化时代的必然要求。高校档案信息资源建设要以计算机网络建设为基础，以档案文件的数字化为重点，以扩大开发利用档案信息资源为目的，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子档案管理规范化的目标，为高校的教学、科研、管理等提供优质、快捷、全面的档案信息。
一、进行高校档案管理研究与实践的意义
档案信息资源建设是高校实现档案资源共享的基础性工作，是高校信息化建设不可或缺的重要工作之一。随着社会信息化进程的不断加快，为了满足社会公众对档案信息的需求，提供真实、有效的档案信息是档案工作的重要组成部分。随着互联网技术的快速发展以及社会公众信息意识的不断增强，对档案信息的需求也日益加大，因此档案管理部门要转变观念。提高服务质量，加强档案人员驾驭信息的能力，为社会公众提供更便捷的档案信息查询，切实发挥档案资料的作用，为经济与社会的发展做出贡献。
随着信息网络技术的不断更新，实现了与其他相关网络系统的互通，为高校档案管理系统的建设提供了有力的技术支持。高校档案管理部门应该以学校的信息化建设为契机，充分利用信息网络技术，将高校档案进行数字化整合加工，实现数据的信息化，使高校档案成为数字化信息资源，从而实现对高校档案资源的科学、高效的信息化管理，为档案信息化建设水平上的提升提供了先决条件，为高校的信息化建设提供高质量的信息服务。
高校档案信息化是高校信息化建设的组成部分，事关高校事业发展的全局，是建设与发展的基础和保证，具有重要的作用。在高校信息化建设的过程中，利用网络技术与信息技术的强大功能，建设具有拓展、升级功能的档案信息化管理平台，从而使高校拥有更加强大、内容丰富的档案管理系统，此平台建成后会为学校档案工作提档升级助力，提高学校档案的信息化进程，从而实现档案资源共享的目标。建设档案信息化管理平台是档案管理工作的一次技术升级，对高校档案管理工作适应信息时代的发展具有极其重要的意义。
二、建设高校档案信息系统的必要途径
（一）搭建高校档案信息化管理平台
要想把高校档案信息化建设落到实处，就要提升教师的档案意识，使他们能够认识到实现档案资源数字化、信息服务网络化、档案管理规范化会给学校各项工作的提档升级提供优质、快捷的档案信息。针对档案信息化建设过程中所暴露的各种问题，国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》等相关法规文件要求：“把档案信息化纳人本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。”按照文件要求开展高校档案信息化建设，既打破了高校职能部门之间的信息壁垒，实现档案信息资源共享，也确保了档案管理更加高效化和集中化，改变了以往无规范、无标准、无规划的状态。构建高校档案信息化管理平台是新时代档案信息资源建设的必然选择。
高校档案工作紧密围绕档案信息化建设的主要内容，不断完善档案管理的规范制度，以信息技术为支撑，以数字化档案资源和校园网为依托创建高校档案管理信息化技术平台。高校档案管理信息化平台是依托计算机处理技术，对电子文件进行数字化的整理和存储，然后利用互联网技术，在保证信息安全、准确的同时，完成对学校党建、教学、科研、人事、财务、后勤等信息的传递，为教职员工的档案信息检索提供技术支持，提高高校档案的利用率，真正实现档案资源的有效共享。档案信息化过程中，需要把不同载体与类型的档案转化通过数据录入整理、扫描微缩等手段为电子文档，然后通过档案信息发布软件将数据整理规范以方便检索；与此同时，做好档案信息化管理平台的安全维护等工作。这些硬件设备和软件工具的购置需要大量的资金投入，各高校要加大对档案工作重要性的宣传，提高教职员工的档案意识，使他们充分认识到高校档案的重要地位，高度重视档案信息化建设对学校发展的重要意义。
（二）实现馆际合作与资源共享
随着现代信息技术的不断发展，阻碍高校档案信息资源共享的技术壁垒已不复存在，社会公众对高校档案日益增长的需求推动着高校档案信息资源以发挥档案资源对于社会文化知识的传播价值，并且完善科研成果转化和新技术、新工艺的应用推广工作。各级教育主管部门要奔着一盘棋的理念，做好顶层设计，先建立区域性档案信息管理平台，各高校以协同建设或联合购买通用共用的档案信息管理系统，并配备配齐各类现代化硬件设备。这既节省了资金投入，又为后续的升级换代、构建国家档案信息管理平台打下坚实的基础。
各高校要根据本校的实际做好统筹规划，加快教学、科研档案资料数字化的进程，不断为档案信息管理平台提供丰富的信息资源。各高校要以平台为载体，成立相应的组织机构，按照档案业务流程，制定一套通用的标准，从根本上保证档案信息数据标准的统一性，保证校际之问档案信息数据的兼容性，进而实现高校档案资源的共享。
三、结语
高校档案管理信息化的构建是一个庞大的系统工程，不是一蹴而就的，需要一个渐进的发展过程。因此高校档案信息化管理体系的构建，需要一个长期的建设过程。本文结合哈尔滨职业技术学院档案体系建设的实际需要，通过分析、论证，发现高校档案信息系统建设与管理工作的发展趋势，提出了做好高校档案建设工作的建议和对策，并付诸实践，基本实现了整理、编目、统计、检索等自动化管理的服务升级，大幅度提高了工作效率，为学校档案工作提档升级尽微薄之力。参考文献详见哈尔滨职业技术学院学报官网。
《哈尔滨职业技术学院学报》创刊于1990年，本刊是一本综合性学术期刊，出版周期为双月刊的学报。
